TERMINA TUS PROYECTOS CON EL MÉTODO GTD

¿Cuántos proyectos e ideas has dejado si terminar porque tienes tanto trabajo que simplemente las olvidas? ¿Cuántas veces has sentido que trabajas sin terminar nada? ¿Cuántas veces te has sentido tan hasta el gorro de proyectos y tareas que pierdes por completo la motivación para seguir haciendo algo?

Al igual que la mayoría de las personas, yo tengo a perder mucho tiempo procrastinando y con un montón de distractores.

De hecho, concentrarme en un objetivo inmediato es un RETO para mí, especialmente considerando que tengo un montón de proyectos dentro y fuera del trabajo.

Entre mas tareas y proyectos tengo, más difícil me es concentrarme en una sola cosa y terminar lo que empiezo, lo que es especialmente frustrante en mis proyectos personales.

Y creo que el problema raíz, al menos para mí, es el exceso de elecciones. Estoy tan lleno de tareas y elecciones que me cuesta trabajo empezar una y verla terminada.

Entre más tareas tenemos, más decisiones tenemos que tomar y más crece nuestra ansiedad pues no vemos fin a lo que sabemos que tenemos que terminar.

Y para reducir mis decisiones al día, busqué un método que me ayude a organizarme mejor y tener foco en lo que tengo que hacer para poder avanzar en todas mis tareas. Y es así como encontré el método GTD.

¿QUE ES EL MÉTODO GTD?

GTD es acrónimo de Getting Things Done, o algo así como «Terminando las cosas» y básicamente es una metodología de administración de proyectos y tareas bastante simple pero muy poderosa.

En ella, recolectas las ideas y tareas que te lleguen en un «inbox» o bandeja de entrada, y las pones en foco de acuerdo con la prioridad que tengan, asegurándote que tengas siempre visibilidad de lo que estás haciendo y de lo más importante, lo que has terminado.

Pero a diferencia de una metodología de administración de proyectos como la de cascada que enseña el PMI, es que GTD es MUY simple de aplicar, y muy poderosa especialmente si eres un trabajador solitario como yo.

GTD asume que eres medio tonto para priorizar tareas y llevar seguimiento de lo que necesitas, deberías o debes considerar hacer, llevando una lista de todo esto y liberando tiempo para que te enfoques en las cosas productivas.

¿COMO FUNCIONA GTD?

Primero crea las siguientes listas en una o mas hojas:

  • INBOX
  • EN ESPERA
  • PROYECTOS
  • ALGUN DIA/QUIZA
  • HOY/TRABAJANDO

 

INBOX

En el Inbox es donde vas a capturar las ideas y tareas que te lleguen.

Yo personalmente capturo las cosas que me pide mi jefe, o las cosas que se me ocurren durante el día.

Puede ser un post de blog, un articulo para vender, un recordatorio de algún trabajo que tengo para Hotmart, lo que sea.

La idea es que tengas la lista de ideas y trabajos presente, pero SIN tomar ninguna acción aún. Ni si quiera programarlas para una fecha. La idea es que siempre las tengas presentes, pero no vas a tomar ninguna acción aún.

PROCESANDO TU INBOX

Al iniciar tu día, deberás elegir tareas de tu inbox y procesarlas.

Según la metodología de GTD, debes primero identificar si es ejecutable o no.

Si no puedes hacer nada, ELIMINA la tarea de tu inbox. No uses espacio innecesario.

Si es ejecutable, entonces tienes otras dos opciones:

¿Es algo que puedes terminar en menos de 2 minutos (Algo así como enviar un email)? Entonces hazlo inmediatamente.

¿Te tomará mas de 2 minutos?  Entonces identifica si esto es un proyecto o una tarea, y para hacerlo simplemente identifica si lo que tiene que hacer tiene mas de dos tareas. Si es así, entonces es un proyecto. Si no, es una tarea….

Y si es una tarea, entonces tienes que hacer una de 3 cosas: Hacerlo eligiendo una fecha límite, delegarlo a alguien más, o incluso esperar a que alguien mas lo haga, si es posible.

El flujo de GTD es más o menos así (Y si, yo hice este horrible diagrama):

 

EN ESPERA

Todas las tareas que no puedas terminar en un tiempo determinado ya sea porque no tienes las herramientas o necesitas que alguien más haga algo, mándalas a esta lista.

No podrás trabajar en nada que este en esta lista hasta que el bloqueo haya terminado y deberás ignorar las tareas en esta lista hasta que el bloqueo haya terminado.

 

PROYECTOS

Para GTD, un proyecto simplemente es cualquier acción que requiera más de una tarea para completarse.

O dicho de una manera mas simple, si tienes un objetivo en el que tengas que hacer varias tareas para completarse, ponlo en esta lista. Un ejemplo, es este blog; Es parte de un proyecto para Hotmart, y cada post es parte de un proyecto más grande.

 

ALGUN DIA/QUIZA

¿Te ha pasado que estas en la regadera, y de repente tienes una gran idea, la cual olvidas en la noche?

En esta lista debes de poner todas las ideas que se te ocurran, y la idea es que revises esta lista una vez por semana.

Si crees que alguna de estas ideas pueda ser útiles, entonces puedes mover la idea a tu Inbox con las tareas que necesitas para trabajar en ella.

 

HOY/ TRABAJANDO

Es en esta lista, en conjunto al Inbox, donde GTD hace su magia. Parece muy simple, per la idea es que mantengas tu foco únicamente en tareas que puedes realizar hoy.

Por último, en esta lista debes de colocar las tareas en las que vas a trabajar el día de hoy.

Cada mañana deberás revisar esta lista, y todo tu enfoque se debe ir a las tareas que hay en esta lista.

Si tienes una petición de tu jefe, a menos de que sea algo super urgente, deberá ir al Inbox para trabajarla después.

No añadas mas tareas de las que puedes terminar, y termina primero lo que tengas en esta lista antes de añadir mas trabajo.

 

REVISIÓN SEMANAL

Por último, al final de tu semana, haz una revisión de lo que has hecho.

Tomate 30 minutos el viernes o el sábado para revisar tus listas de GTD, y asegúrate de dos cosas:

  • Revisa las tareas que tienes como proyectos, y asegúrate de que haya tareas que puedas realizar.

 

  • Revisa las tareas que hayas completado y archívalas. Es muy, muy alentador para nuestro cerebro ver que se han terminado y logrado cosas, por lo que es muy importante este paso, psicológicamente hablando.

 

 

CONCLUSION

Esta fue una pequeña Guía/introducción a la metodología GTD, y la intención es mantener las cosas simples y concretas. Yo he estado aplicando esta metodología desde hace un par de meses, y los resultados me han sorprendido.

 

Mas adelante hablaré de herramientas que te puedan ayudar a aplicar esta metodología de manera eficiente usando tus dispositivos electrónicos. Yo de hecho utilizo Trello para GTD y me ha funcionado de manera maravillosa.

 

Si quieres saber más sobre esta metodología, te recomiendo que leas: “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” de David Allen.

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